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COMO CREAR UNA BASE DE DATOS PARA TU NEGOCIO CON MACROS - AUTOMATIZA PROCESOS [TUTORIAL 1]

COMO CREAR UNA BASE DE DATOS PARA TU NEGOCIO CON MACROS - AUTOMATIZA PROCESOS [TUTORIAL 1]
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domingo, 29 de agosto de 2021

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.
Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.

La gestión de los clientes es un proceso muy importante para cualquier empresa. Si no lo haces, ¿cómo ofrecerás servicio posventa? ¿Cómo enviarás productos y promociones? ¿Cómo fidelizarás a los clientes? Sobre todo en un panorama donde las empresas que resguardan y analizan los datos son 23 veces más efectivas al adquirir clientes y 6 veces más capaces de retenerlos.

Seguramente tienes tantos clientes que guardar toda la información necesaria será complicado. Sin embargo, si lo haces a mano, tendrías cientos y cientos de papeles archivados con la información relevante de los clientes, y poder encontrar los datos de alguno de ellos sería una labor tediosa y consumiría demasiado tiempo y dinero para designar este cargo.

Por eso este nuevo proyecto, tiene la finalidad de optimizar tiempo y dinero para los que estan emprediendo un negocio, ya que con Macros de EXCEL, se pueden hacer plantillas de bases de datos muy intuitivas para el guardado de informacion y posterior a eso, analizar y tratar estos datos.

Pero para eso son las bases de datos. En ellas puedes guardar la información y consultarla rápidamente.

◼️ ¿Por qué crear una base datos para tu negocio?

Una empresa sin una base de datos tendrá muchos problemas para acceder a toda la información de sus clientes. Si tienes una base de datos puedes: 

  • Acceder a la información rápidamente: Esto mejorará la productividad del área de atención al cliente, ya que los empleados tardarán menos tiempo al ingresar datos o buscar clientes.
  • Ingresar un número ilimitado de información. A diferencia de almacenar información física, en una base de datos (al ser un programa de ordenador) puedes almacenar toda la información sin ocupar espacio extra. 
  • Varios usuarios pueden acceder a la misma información: Existen muchos programas que guardan la información en la nube, por lo que varias personas pueden revisar la información al mismo tiempo desde cualquier lugar. Esto es muy importante cuando tienes más de un empleado en el área de atención al cliente.
  • Es fácil darle mantenimiento: Los programas de bases de datos tienen opciones fáciles para depurar la información, agregar datos o eliminar información repetida.
  • La información está estructurada. Todos los datos que ingreses tendrán la misma estructura, por lo que no habrá dificultad al tratar de encontrar la información.

En esencia, las bases de datos son importantes para una empresa ya que son el lugar donde puedes almacenar toda la información que quieras y usarla de manera dinámica y sin contratiempos.

Ventajas y desventajas de crear bases de datos en Excel 

Muchas empresas consideran Microsoft Excel como una de las alternativas para crear bases de datos. Pero, ¿qué tan buena idea es?

Ventajas de las bases de datos en Excel

  • Si ya tienes instalada la paquetería de Office, no tienes que comprar un programa y gastar dinero extra.
  • Si el libro de Excel está guardado en OneDrive, varias personas pueden verlo y editarlo desde distintos equipos al mismo tiempo.
  • Excel tiene varias herramientas que te permiten ordenar la información alfabéticamente, por número, etc. Esto facilitará encontrar los datos que necesitas.

Desventajas de las bases de datos en Excel

  • Crear una base de datos en Excel puede ser complicado. Si no se tienen conocimientos del programa, incluso podría haber errores que corrompan la información y la hagan inutilizable.
  • Los procesos para manejar información no están automatizados, es decir, todo lo tienes que hacer manualmente. Esto puede quitarte tiempo y hacer menos productiva tu labor.
  • Incluso cuando tengas el conocimiento profundo en el programa, el error humano siempre será un factor importante al momento de capturar o vincular datos (que además deberás verificar uno por uno). De hecho, un estudio de Hawaii University indica que el 88% de las hojas de cálculo tiene errores.
Sin embargo de los errores se aprende. 

◼️ ¿Cómo crear una base de datos en Excel con Macros?

A continuacion te quiero presentar el primer TUTORIAL que he elaborado para crear una base de datos sencilla muy intuitiva con el uso de Macros, (una herramienta que vamos a usar a lo largo de este proyecto).

He dejado un reto, para los que quieran participar y dar su percepcion acerca de un Diccionario que nosotros como comunidad iremos construyendo a lo largo de este proyecto, te invito a participes. 
Telegram @MWCMD

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MWCMD

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  1. Es el arte y técnica que facilita la elaboración de Bases de datos y formularios brindando facilidad de hacer procesos tediosos y tardíos.
    Gracias a la carpintería tenemos una estructura ya definida y de fácil intuición para el almacenamiento de Datos

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